Wesentliche Produktivitätssteigerung durch Einführung eines digitalen Diktiersystems

„Wir müssen schneller und kostengünstiger arbeiten“ – so sieht Franz Allert, Präsident des Landesamtes für Gesundheit und Soziales in Berlin (LAGeSo) die Herausforderungen an seine Behörde. Mit Unterstützung des Berliner Unternehmens ABITZ.COM GmbH führte das LAGeSo Anfang 2008 ein digitales Diktiersystem ein. Dies beinhaltet neben digitalen Diktiergeräten und Schreibplätzen den Einsatz digitaler Sprachtechnologie im Netzwerk für die nahtlose Zusammenarbeit von Diktant, Schreibkraft sowie automatischer Spracherkennung. Die Wahl fiel auf das digitale Diktiersystem, bestehend aus dem Diktiergerät Olympus DS-5000 und dem Transkription-Kit Olympus AS-5000, weil es sich besonders gut für die Zusammenarbeit mit Spracherkennung eignet.

Vorteile digitalen Diktierens

Bislang wurde im LAGeSo – wie in den meisten anderen Behörden – mit analogen Diktiergeräten gearbeitet. Der Arbeitsablauf für Fachkräfte wie Ärzte, Juristen, Gutachter oder Inspektoren war etwa folgender: Mini-Kassette in das Diktiergerät einlegen, Aufnahme der Diktate (nach ca. 90 Minuten ist Schluss mit der Aufnahme, weil die Kassette voll ist), die bespielte Kassette wird herausgenommen und zur Schreibkraft gebracht.

Nachdem die Schriftstücke fertiggestellt sind, werden die Kassetten zum Diktanten zurückgebracht und mit neuen Aufnahmen überspielt. Eine Archivierung der alten Aufnahmen findet nicht statt.

Bei Verlust einer Kassette kann sie von Dritten abgehört werden. Und spätestens wenn das Band eines analogen Diktiergerätes gerissen ist, denkt man an den Umstieg auf ein digitales Diktiergerät. Bei analogen Diktiergeräten müssen zudem häufiger die Batterien gewechselt beziehungsweise die Akkus aufgeladen werden. Da im Gerät mechanische Teile bewegt werden müssen, ist der Stromverbrauch ziemlich hoch.

Anders ist der Arbeitsablauf mit einem digitalen Diktiergerät:

Die digitalen Diktiergeräte von Olympus bringen mehr als sechs Tage ununterbrochene, hochwertige Tonaufnahmen auf mindestens 1 GB Speicherplatz unter. Für dieselbe Informationsmenge wären mehr als hundert analoge Mikrokassetten erforderlich. In diesem Sinne spart die Digitalisierung Platz und Geld.

Bei einem digitalen Diktat können problemlos nachträglich Abschnitte eingefügt oder Notizen und Kommentare hinzugefügt werden. So können Gedanken gesammelt und überprüft und das Ergebnis ständig verbessert werden. Zudem gehören die hohen Kosten und der Zeit raubende Transport der Kassetten der Vergangenheit an.

Per E-Mail, FTP oder Zugriff auf das Netzwerk sind Diktate in Sekundenschnelle auf dem PC eines Kollegen oder im Büro einer externen Sekretärin. Durch diese Schnelligkeit verkürzen digitale Diktiergeräte wie das Olympus DS-5000, die Durchlaufzeit erheblich.

Ein digitales Diktat ist zudem erheblich sicherer. Belangen des Datenschutzes wird durch eine ausgereifte Verschlüsselungstechnologie der gespeicherten Audiodateien Rechnung getragen.

Einfache Bedienung

Die Bedienung des digitalen Diktiergerätes DS-5000 ist denkbar einfach:

Um das Diktat auf den PC zu übertragen, verbindet man einfach Diktiergerät und PC mit einen USB-Kabel oder – noch einfacher – man stellt das Diktiergerät in die mitgelieferte Docking-Station, die mit dem Rechner verbunden ist. Das Diktiergerät wird vom System automatisch erkannt und die Software DSS Player Pro automatisch geöffnet.

Ein Klick auf das Download-Symbol (unterer Kreis in der Abbildung) genügt, und die Diktate werden auf den Rechner übertragen. Im rechten Teil des Bildschirms erscheint eine Übersicht aller Diktate, sortiert nach Datum, Name oder Autor (sinnvoll bei mehreren Diktanten). Die Übersichtliche Oberfläche des DSS Player Pro ist ähnlich aufgebaut wie der Windows-Explorer.

Das Diktat kann nun per drag-and-drop (markieren und verschieben) zum Schreibplatz oder auf einen Server übertragen werden. Auf den Server können mehrere Schreibkräfte zugreifen, so dass eine schnelle Umsetzung gewährleistet wird. Die Software DSS Player Pro ist bei jedem Olympus DS-5000 und AS-5000 dabei.

Ein Klick und das Diktat wird automatisch geschrieben

Noch schneller erfolgt die Umsetzung des Diktats mit der Spracherkennungssoftware Dragon Medical. Ein Klick auf das Drachen-Symbol in der Symbolleiste (oberer Kreis in der Abbildung) – und das Diktat wird automatisch geschrieben. Dragon Medical enthält bereits einen allgemeinmedizinischen Fachwortschatz, so dass auch Fachtexte von Anfang an schnell und zuverlässig umgesetzt werden.

Im Arbeitsalltag bewährt

Eine harte Probe für jedes Diktiergerät ist der Einsatz im Außendienst. Das Diktiergerät Olympus DS-5000 mit seinem stabilen Stahlgehäuse und robusten Schaltern wird diesen Ansprüchen vollauf gerecht. „Hinsichtlich Anmutung, Ergonomie, Verarbeitung und Bedienung gibt es kaum Kompromisse“, schrieb der Diktier-Experte Michael Spehr in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung über das DS-5000 von Olympus. Jörg Jäger vom LAGeSo beschreibt die Vorzüge der einfachen Bedienung und der schnellen Umsetzung digitaler Diktate: „Berichte habe ich früher im Anschluss an einen Firmenbesuch diktiert. Das Band wurde dann von unserem zentralen Sekretariat bearbeitet. Mehrere Stunden oder auch schon mal ein paar Tage konnte es im Einzelfall dauern, bis das Schriftstück auf meinem Tisch lag. Bis dahin hatte ich manche Details bereits wieder vergessen, weil schon wieder neue Berichte anstanden. Künftig besteht die Möglichkeit, noch vor Ort zu diktieren. So kann ich Projekte kurzfristig abschließen. Auch die Gefahr, dass wichtige Informationen durch die zeitliche Verzögerung vergessen werden, ist mit dem neuen Verfahren deutlich reduziert.“

Das digitale Diktiergerät Olympus DS-5000 bietet die Firma ABITZ.COM zusammen mit dem Transkriptionsset AS-5000 und der Spracherkennung Dragon Medical 10 für  Mitglieder des Bundesverbandes der Hygieneinspektoren e.V. derzeit als besonders preisgünstiges Paket an.

Kontakt: Dieu Hao Abitz, ABITZ.COM GmbH

h.abitz@abitz.com, tel. (030) 33 77 59 441

www.abitz.com/Diktieren