Das Upgraden des Betriebssystems, z.B. auf Windows 7, verlangt auch das Upgraden von Anwendungsprogrammen wie die Spracherkennungssoftware Dragon NaturallySpeaking bzw. Dragon Medical Practice Edition. Worauf sollten Sie dabei achten?
Etwa zwei Drittel der PC-Arbeitsplätze in den Berliner Behörden laufen mit dem veralteten Betriebssystem Windows XP. Am 08.04.2014 beendete die Firma Microsoft den Support für Windows XP, aber ohne Updates werden Sicherheitslücken nicht mehr beseitigt, daher ist der Wechsel auf ein anderes Betriebssystem dringend notwendig. Die Stadt München hat aus diesem Grund komplett auf das Betriebssystem Linux umgestellt. Allerdings wird viel Anwendungssoftware, zum Beispiel die Spracherkennungssoftware Dragon NaturallySpeaking und Dragon Medical Practice Edition durch das Betriebssystem Linux nicht unterstützt, somit sind Dragon-Anwender und -Anwenderinnen in den Behörden darauf angewiesen, auf Windows 7 oder Windows 8.1 umzusteigen.
Die Spracherkennungssoftware Dragon von Nuance besitzt einige Eigenheiten, die bei der Umstellung unbedingt beachtet werden müssen. Da die Version Dragon Medical Practice Edition bundesweit im öffentlichen Gesundheitsdienst erfolgreich im Einsatz ist, werden sich unsere Hinweise in diesem Artikel für die Zeitschrift der Hygieneinspektoren hauptsächlich auf diese Version beziehen. Die achtsame Vorbereitung erspart Ihnen viele Überraschungen und einigen Kummer.
Achten Sie auf Ihre Dragon Medical-Version!
Ältere Versionen wie Dragon Medical 10.1 sind nicht mehr mit Windows 7 (64 Bit) voll kompatibel. In einigen Fällen ließ sich die ältere Version installieren, jedoch behinderten häufige Abstürze die flüssige Arbeit am PC, weshalb die Anwender und Anwenderinnen verunsichert und frustriert wurden. Ein Upgrade auf die derzeitige Version Dragon Medical Practice Edition 2 ist dringend zu empfehlen. Da der Erwerb einer Upgrade-Version auf den maximalen Sprung über zwei Versionen eingeschränkt ist, ist eine sofortige Entscheidung vonnöten, bevor die nächste Version freigegeben wird. Der Preis einer Upgrade-Version beträgt ungefähr die Hälfte des Preises einer Vollversion.
Achten Sie auf Ihr erworbenes Fachvokabular!
Falls Sie ein Fachvokabular für die alte Dragon Medical-Version erworben haben, sollten Sie sich überlegen, ob Sie auch ein Upgrade des Fachvokabulars passend zu der neuen Dragon Medical-Version erwerben. Dragon Medical Practice Edition 2 mit dem komplett überarbeiteten Vokabular von ca. 40.000 neuen medizinischen Begriffen deckt bereits mehrere medizinische Gebiete ab. Zahlreiche Medikamentennamen und Abkürzungen vervollständigen das System. Sie haben die Auswahl aus den Grundvokabularen der Bereiche Allgemeine und Innere Medizin, Psychiatrie, Radiologie, Chirurgie, Orthopädie, Neurologie und Kardiologie. ABITZ.COM ergänzt Dragon Medical Practice Edition 2 mit dem sozialmedizinischen Fachvokabular und dem Fachvokabular für Hygiene und Gesundheit. Die beiden Fachvokabulare optimieren die Erkennungsrate erheblich, weil die Anwender und Anwenderinnen keine Zeit mit der Eingabe neuer Begriffe verlieren. Zum Beispiel sind Abkürzungen wie GdB (Grad der Behinderung) und MdE (Minderung der Erwerbsfähigkeit) nicht im Grundvokabular vorhanden.
Achten Sie auf die Hardwareanforderung für die Spracherkennung!
Laut Nuance beträgt die Mindestanforderung an den Arbeitsspeicher (RAM) nur 2 GB bei Windows XP. Sie wird dagegen bei Windows 7 bzw. Windows 8 auf 4 GB erhöht. Bei Windows 7 (64 Bit) sollten Sie Ihren Arbeitsspeicher (RAM) jedoch besser auf 8 GB erweitern. Der Vorteil der neuesten Version von Dragon ist die Unterstützung von Mehrkern-Prozessoren, die Ihre Spracherkennung flüssiger und stabiler machen.
Achten Sie auf das richtige Sichern Ihres aktuellen Benutzerprofils!
Bei der Installation sammelt und speichert Dragon Medical alle Informationen über Hardware und andere bereits installierte Software auf Ihrem PC. Wenn Sie Ihr Profil nach Standard-Backup der Daten und Programme von Ihrer alten Festplatte einfach nach dem Wechseln des Betriebssystems wieder übertragen, passen die so gespeicherten Informationen bei Dragon Medical nicht mehr. Zusätzlich verfügen Windows 7 und 8 über eine andere, strengere Sicherheitseinstellung als Windows XP. Wir erleben häufig Situationen, dass nach der Synchronisation aus dem Backup, Dragon das Benutzerprofil nicht mehr öffnet, weil die Umgebungsinformation nicht mehr dieselbe ist. Es ist sehr aufwändig nachträglich zu untersuchen, welche Ordner für Dragon freigegeben wurden, deswegen empfehlen wir Ihnen, Ihr aktuelles Benutzerprofil so zu sichern, dass Sie es bei Bedarf jederzeit wieder verwenden können. Klicken Sie ins Menü „Profil – Benutzerprofile verwalten“, wählen Sie das zu sichernde Benutzerprofil und klicken Sie auf „Erweitert – Exportieren“ (Abb. 1: Benutzerprofil Exportieren). Speichern Sie das Benutzerprofil an einen Ort Ihrer Wahl, zum Beispiel auf eine externe Festplatte, einen Server oder einen USB-Stick. Wir empfehlen Ihnen, dies häufiger zu tun, um Ihr gut funktionierendes Benutzerprofil gesondert zu sichern.
Achten Sie auf Ihr benutzerdefiniertes Fachvokabular!
Ihr selbst erstelltes Fachvokabular sollte für das Upgraden vor der Umstellung auf die neue Version angepasst werden. Dazu exportieren Sie als Erstes die benutzerdefinierten Wörter. Klicken Sie auf das Menü „Vokabular – Liste benutzerdefinierter Wörter und Ausdrücke exportieren“. Sie bekommen eine Wortliste im TXT-Format von allen Wörtern, die Sie zum Vokabular hinzugefügt haben. Da die Eingabe neuer Wörter während des Arbeitsalltags erfahrungsgemäß manchmal fehlerhaft ist, ist es angebracht, die Liste über einen Texteditor zu öffnen und zu korrigieren. Im Lauf der Jahre haben sich vielleicht unsinnige Wörter, Eigennamen, selten benötigte Abkürzungen oder ähnliches angesammelt.
Die gesprochene Form wird ebenfalls exportiert. Achten Sie darauf, dass die gesprochene Form die richtige Syntax enthält. Seit Version 10 hat Nuance die Syntax der gesprochenen Form z.B. von Abkürzungen mehrfach geändert, z.B. von A. B. C. bis A B C für die Abkürzung ABC. In der jetzigen Version werden gesprochene Formen mit einem doppelten Backslash \\ abgetrennt. So hat sich eine Anwenderin gewundert, dass sie „Amtsärztin“ diktierte und auf dem Bildschirm immer das Wort „Abendärztin“ erschien, weil durch einen fehlerhaften Eintrag die geschriebene Form „Abendärztin“ für die gesprochene Form „Amtsärztin“ eingetragen wurde. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihre Wortliste zu bereinigen. Sie werden sich freuen, dass Ihre Erkennungsqualität erheblich zunimmt.
Achten Sie auf Ihre benutzerdefinierten Befehle!
Viele Anwender und Anwenderinnen legen benutzerdefinierte Befehle an, um Textbausteine per Stimme aufzurufen. Sicherheitshalber empfehlen wir Ihnen, auch diese zu exportieren. Klicken Sie in das Menü „Extras – Befehlscenter – verwalten“, markieren Sie alle Befehle, die sie exportieren wollen, klicken Sie anschließend auf „exportieren“ und speichern Sie die Befehle an einem Ort Ihrer Wahl, zum Beispiel auf einer externen Festplatte, einem Server oder einem USB-Stick. (Abb. 2: Befehle Exportieren).
Achten Sie auf die Neuinstallation Ihrer Spracherkennungssoftware!
Nachdem Sie Ihr Benutzerprofil, Ihre benutzerdefinierte Wortliste und Ihre benutzerdefinierten Befehle gesichert haben, können Sie Ihren Computer auf das neue Betriebssystem Windows 7 bzw. Windows 8 umstellen. Anschließend legen Sie die DVD der Version Dragon Medical Practice Edition ein. Wenn Sie eine DVD der Upgradeversion zur Installation haben, sollten Sie die DVD der älteren Version bereithalten, um diese, falls Sie dazu aufgefordert werden, in das Laufwerk einzulegen.
Nach der Installation können Sie Dragon Medical Practice Edition 2 starten. Der Benutzerassistent wird sie zum Erstellen Ihres Sprachprofils auffordern. An der Stelle „Lesen Sie den Text laut vor, um Dragon zu trainieren“ wählen Sie „Text mit Eingabeaufforderung anzeigen“.
Wenn Sie aufgefordert werden, die Genauigkeit anhand von Dokumenten und E-Mails zu verbessern und gegebenenfalls eine Genauigkeitsoptimierung durchzuführen, überspringen Sie diesen Schritt unbedingt, weil dadurch Ihr Vokabular möglicherweise schon vor der ersten Benutzung zerstört wird. Klicken Sie auf „nicht ausführen“, wenn Sie nach der Datensammlung gefragt werden.
Nun können Sie über das Menü „Vokabular – Liste von Wörtern oder Ausdrücken importieren…“ Ihre Wortliste, die Sie aus dem alten Benutzerprofil exportiert haben, importieren. Achten Sie dabei, dass der Haken vor „unbekannte Wörter suchen“ gesetzt ist. Sie brauchen die Wörter nicht zu trainieren.
Sie können über das Menü „Extras – Befehlscenter – verwalten – importieren“ die Befehle, die Sie aus dem alten Benutzerprofil exportiert haben, importieren. Möglicherweise werden Sie gefragt, ob Sie bestehende Befehle überschreiben sollen, klicken Sie auf „Nein“.
Klicken Sie auf „Vokabular – von bestimmten Dokumenten lernen“. Wie auf Abb. 3: “von bestimmten Dokumenten lernen”, setzen Sie einen Haken bei „an Schreibstil anpassen“ und nehmen Sie die übrigen Haken heraus. Wählen Sie eine Liste von Dokumenten, die für Ihre Arbeit typisch sind. Auf diese Weise lernt Ihre Spracherkennung Ihren Kontext kennen.
Die neue Version von Dragon Medical Practice Edition enthält Zusatzfunktionen, automatische Formatierungen sowie verbesserte Abkürzungen. All diese können Sie individuell anpassen. Klicken Sie auf „Extras – Optionen“ und „Extras – automatische Formatierung“.
Achten Sie auf Innovationen!
Spätestens beim „Herunterfahren“ merken Sie, dass Microsoft Ihr Windows und Office updaten will. Dies geschieht automatisch in der Regel etwa alle 14 Tage oder manchmal in noch kürzeren Abständen. Diverse andere installierte Software wie Adobe Acrobat Reader, Java, Mozilla Firefox u.a. fordert Sie auch regelmäßig auf, Updates zu installieren. Irgendwann zeigt Dragon Medical Practice Edition mehr oder weniger Inkompatibilität an, sodass ein Update der Spracherkennungssoftware unvermeidlich ist. Wir empfehlen Ihnen, einen Maintenance-Vertrag für Ihre Dragon Medical Practice Edition beim Erwerb der Software bzw. der Upgrade-Version abzuschließen. Die Maintenance-Option für Dragon Medical berechtigt Sie zum kostenlosen Bezug aller Updates, Upgrades, Bugfixes und Servicepacks, die während der Laufzeit erscheinen. Die Maintenance kostet pro Jahr 18 % vom Software-Listenpreis der vorhandenen Vollversion. Sie kann nur zusammen mit einer Vollversion, einem Update oder einem Lizenzvertrag erworben werden. Es ist damit zu rechnen, dass Dragon Medical-Updates und Servicepacks häufiger herausgegeben werden, als wir das für die Versionen Professional oder Legal gewohnt sind und dass diese außerdem immer kostenpflichtig sein werden. Seit Sommer 2012 sind immerhin drei kostenpflichtige Updates erschienen! Der Abschluss eines Maintenance-Vertrags dürfte sich also in jedem Falle lohnen. Der Preis für die Maintenance für Ihre Box-Lizenz Dragon Medical Practice Edition beträgt gegenwärtig 252 € netto pro Jahr. Ein Dragon Medical-Update bzw. –Servicepack kostet gegenwärtig jedes Mal 699 € netto. Auf den Lizenzverträgen findet sich übrigens auch ein Hinweis auf den Umfang der Maintenance:
B. Dragon Medical Software – The Dragon Medical Maintenance Program consists of technical support updates, upgrades and bug fixes for the Dragon Medical Software during the maintenance term specified below. For technical support, please contact your Dragon Medical partner as end user’s technical support point of contact.
Achten Sie auf den „Patch-Tag“ von Microsoft!
Obwohl Sie das automatische Patchen nur „beim Herunterfahren“ aktiviert haben, genügt die Bereitstellung von Patch-Software während des Betriebes des Computers erfahrungsgemäß, das flüssige Diktieren mit Dragon zu verhindern. Die Anwender und Anwenderinnen merken spürbar, dass ihre Spracherkennung erheblich verlangsamt wird. In manchen Fällen kann es zum Stillstand des Programms führen. Die Folgen der möglichen Abstürze des Dragon-Spracherkennungsprogrammes können sein, dass das Benutzerprofil korrumpiert wird, oder dass die Add-in-Dateien nicht mehr vorhanden sind. Wir empfehlen den Anwendern und Anwenderinnen in solchen Fällen, den PC herunterzufahren und das Microsoft-Update gleich durchlaufen zu lassen, statt dies später nach der Arbeit zu tun. Wer bei einer Hotline arbeitet, versteht wohl sehr gut, wie wichtig es ist, Anwender und Anwenderinnen im Voraus über solche Fälle zu informieren.
FAZIT
Anwender und Anwenderinnen haben mit der jetzigen Version intensiv geübt und neue Wörter sowie Befehle eingefügt. Sie machen sich Sorgen darüber, ob sie all das in die neue Version mitnehmen können? Bei Versionswechseln gibt es viele Feinheiten, die Sie bei der Umstellung beachten müssen, damit Sie z.B. als Arzt oder Ärztin in ihrem Fachgebietsofort effizient und produktiv arbeiten können, . Dieser Artikel mit Tipps und Hinweisen gibt nur einen kleinen Teil unserer praktischen Erfahrungen aus verschiedenen Kundenprojekten wider.
ABITZ.COM begleitete von Anfang an die IT-Mitarbeiterinnen beim Spracherkennungsprojekt im Berliner Landesamt für Gesundheit und Soziales (LAGeSo). Wir updaten das Fachvokabular und helfen den IT-Mitarbeitern und -Mitarbeiterinnen, die sogenannte sorgenfreie Installation durchzuführen. Dragon Medical Practice Edition 2 verfügt über neue Möglichkeiten, über die Anwender und Anwenderinnen durch unsere Einweisung fundierte Kenntnisse erhalten, z.B. wie sie langfristig schneller und fehlerfreier diktieren können.
ABITZ.COM als Nuance Certified Premier Solutions Partner hilft, Arbeitsprozesse beim Schreiben für Amtsärzte, Hygieneinspektoren und weitere Mitarbeiter im öffentlichen Gesundheitsdienst zu optimieren.
Kontaktieren Sie bitte Frau Dieu Hao Abitz, Nuance Certified Instructor, per E-Mail abitz@abitz.com, per Telefon +49 30 33 77 59 44 0 (Festnetz) oder +49 179 94 133 61 (Mobil)
Wir wünschen Ihnen Erfolg und Freude bei der Arbeit mit automatischer Spracherkennung!